Bleiben wir noch ein bisschen bei Triggern. Vor ein paar Wochen hatte ich in einem Video gezeigt, wie man Trigger in Journeys nutzt, um Teams Benachrichtigungen zu versenden. Dabei ist es gar nicht unbedingt nötig, dass man das System verlassen muss. Es gibt auch die In-App Benachrichtigungen in Dynamics 365. Ich habe einen neuen Trigger gebaut, der in sämtlichen Journeys eingesetzt werden kann, um die richtigen Benutzer zu benachrichtigen.
Übrigens: Wusstest du, dass die Version des Songs „I heard it through the grapevine“ von Marvin Gaye (1968) in die Grammy Hall of Fame für „historischen, künstlerischen und bedeutenden“ Wert aufgenommen wurde? Und von der Rolling Stone-Liste wurde er sogar auf Platz 119 der 500 besten Songs aller Zeiten platziert.
Was können die In-App Benachrichtigungen?
In-App Benachrichtigungen sind eine schöne kleine Funktion in den Modelldriven Apps, die ich selbst noch gar nicht so oft genutzt habe. Aber ich finde sie super charmant. In der App werden beim Glockensymbol die Benachrichtigungen angezeigt, wie wenn man beim Messenger auf dem Handy ungelesene Nachrichten hat. Es ist informativ, aber nicht aufdringlich.
Vorläufige Benachrichtigungen, sogenannte Toast Benachrichtigungen, erscheinen auf der rechten Seite der Anwendung, wie kleine Pop-ups. Wenn man mehrere Benachrichtigungen erhält, werden diese gestapelt. Wenn die Anzahl der Benachrichtigungen drei übersteigt, wird man durch eine zusätzliche Benachrichtigung informiert. Mit F2 kann man dann auch diese Benachrichtigungen sehen. Nutzende können diese Toasts auch abgeschalten. In den Settings der Benachrichtigungen lassen sich die Toast-Benachrichtigungen entweder abschalten oder man kann dort definieren, wie lange sie angezeigt werden sollen, bis sie automatisch verschwinden.
Es ist auch wichtig zu wissen, dass die Benachrichtigungen user-spezifisch sind. Empfänger können immer nur User und keine Teams sein.
Benachrichtigungen in der App anzeigen
Damit die kleine Glocke überhaupt in der App angezeigt wird, muss man das Feature in der jeweiligen App erst einschalten. Öffne dafür die App in einer Lösung im Power Apps Portal (make.powerapps.com) und klicke auf den Settings Button. Dort findest du dann ein Toggle für die In-App Benachrichtigungen. Speichern und veröfflichentlichen natürlich nicht vergessen.
In-App Benachrichtigung versenden
Wie du vielleicht weißt, bin ich kleiner Fan von Triggern. Insbesondere von Triggern, die von den Nutzenden einfach wiederverwendet werden können. Wir werden also einen In-App Benachrichtigungstrigger erstellen, der für verschiedene Zwecke verwendet werden kann. Er ist so dynamisch gebaut, dass der User den Inhalt der Benachrichtiungen selbst entscheiden kann – je nach Use Case.
Trigger erstellen
Mein Trigger soll für den Kontext Leads laufen. Der Trigger benötigt auch ein paar Attribute, die wir später dynamisch über die Journey befüllen werden. Ich lege dafür folgende Attribute, alle mit dem Typ Text an: Body, Owner, Priority, Title, Link Text.
Power Automate erstellen
Als nächstes lege ich den Power Automate Flow an. Dieser soll von der Journey aus getriggert werden. Der Flow startet mit dem Trigger „When an action is performed“ und ich befülle die Parameter mit den Werten aus dem Screenshot. Bei Action Name wähle ich meinen eben erstellen Trigger aus.
Im nächsten Schritt nutze ich die Switch-Aktion. Damit kann ich Benachrichtigungen mit verschiedenen Prioriäten verschicken. Im Trigger habe ich als eines meiner Attribute auch Priorität hinzugefügt und wenn dieses mit High oder Normal befüllt wird, kann ich auch die Benachrichtigung entsprechend anpassen.
Pro Switch-Pfad lege ich einen eigenen Schritt für die Erstellung der Benachrichtigung an. Am besten legst du erste eine fertig an und kopierst diese dann. Das geht schneller und nur kleinere Änderungen müssen vorgenommen werden.
Der Schritt, der die Benachrichtigungen anlegt, heißt Neue Zeile hinzufügen. Benachrichtigungen sind nämlich eine eigene Tabelle. Dann befülle ich die Parameter mit den dynamischen Attributen des Trigger.
Die Details für die Befüllung kannst du in der untenstehenden Tabelle ablesen:
| Name | Wert in Power Automate | Beschreibung |
|---|---|---|
| Title | @{triggerOutputs()?[‚body/InputParameters/msdynmkt_title‘]} | Titel der Benachrichtigung |
| Body | @{triggerOutputs()?[‚body/InputParameters/msdynmkt_body‘]} | Details der Benachrichtigung |
| Owner | @{triggerOutputs()?[‚body/InputParameters/msdynmkt_owner‘]} | Nutzende, die die Benachrichtigung erhalten sollen. Hier ist es der oder die Besitzerin des Leads |
| Data | Hier fügen wir gleich ein JSON ein, das erkläre ich im nächsten Kapitel | JSON, das für die Erweiterbarkeit der Benachrichtigung verwendet wird. Die maximale Länge beträgt 5.000 Zeichen. |
| Priority | triggerOutputs()?[‚body/InputParameters/msdynmkt_priority‘] | Ermöglicht die Priorisierung von Benachrichtigungen, die die Reihenfolge bestimmt, in der die Benachrichtigungen angezeigt werden. |
Es gibt noch weitere Parameter für Benachrichtigungen, die du bei Bedarf definieren kannst. Bei Toast Type trägt man systemseitig ein, ob es ein Pop-Up geben soll, oder ob die Benachrichtigung nicht extra auf dem Screen erscheint. Expiry beschreibt die Anzahl der Sekunden, nach denen die Benachrichtigung gelöscht werden soll, wenn sie nicht bereits vom User beendet wurde. Bei Icon Type kann man aus einem Set an Icons für die Benachrichtigung auswählen, aber es lassen sich auch eigene Icons erstellen.
Benachrichtigung mit JSON erweitern
Im Parameter Data können wir nun ein JSON einfügen. Mit dem JSON können die Benachrichtigungen noch weiter ausgeschmückt werden. Und auch diesen Code ergänze ich mit den Attributen aus dem Trigger, um damit den Link Text und den Link zum Lead möglichst individuell zu formatieren.
{
"actions": [
{
"title": "@{triggerOutputs()?['body/InputParameters/msdynmkt_linktext']}",
"data": {
"url": "?pagetype=entityrecord&etn=lead&id=@{triggerOutputs()?['body/InputParameters/msdynmkt_profileid']}",
"navigationTarget": "dialog"
}
}
]
}
Im Code befindet sich auch ein Detail namens navigationTarget. Dieser Parameter steuert, wo ein Navigationslink geöffnet wird. Die Optionen sind dialog (öffnet sich im zentralen Dialog), inline (öffnet in der aktuellen Seite), newWindow (öffnet in einer neuen Browser-Registerkarte).
Journey erstellen
Im letzten Schritt erstellen wir die Journey. Die kannst du natürlich gestalten wie du willst. Der Trigger kann schließlich an jede beliebige Stelle eingesetzt werden.
In meinem Fall erhält mein Lead, der ein Formular übermittelt, eine erste informative Email und zwei Tage später ein Follow Up. Wenn er dort auf den „Kontakt“ Button klickt, wird erst ein Telefonanruf erstellt und der Leadbesitzer anschließend benachrichtigt. Im Ganzen sieht meine Journey folgendermaßen aus:
Wichtig ist, dass alle Attribute meines Triggers befüllt werden. Ich nutze dafür in den meinsten Fällen die Werte und fülle quasi das Freitextfeld mit dem Text aus, der später in der Benachrichtigung angezeigt werden soll. Nur der empfangede User ist dynamisch, nämlich der/die Besitzer*in des Leads. In der Journey sehen die Einstellungen für den Lead so aus:
Sobald also jemand durch die Journey läuft, wird der Power Automate getriggert und stößt die Benachrichtigung an.
Ein wichtiger Hinweis: Ich hatte schon gesagt, dass die Benachrichtigungen eine eigene Tabelle sind. Das bedeutet, dass jeder Datensatz, der darin erstellt wird, auch Speicherplatz benötigt. Deswegen ist es wichtig, das Volumen der gesendeten Benachrichtigungen zu berücksichtigen und sich auch um die Einstellungen zu kümmern, z.B. regelmäßige Löschaufträge.
Zusammenfassung
Ich habe oft die Anfrage, dass Vertriebsmitarbeitende eine Benachrichtigung erhalten sollen, wenn es einen neuen Lead gibt, ein Formular übermittelt wurde, ein Lead an einem Event teilgenommen hat oder oder oder. Mit den Triggern konnten wir das jetzt für Teams Nachrichten oder für In-App Benachrichtigungen umsetzen. Und auch andere Kanäle wie Emails funktionieren vom Prinzip her genauso.
Wofür hast du In-App Benachrichtigungen schon genutzt und wie sind deine Erfahrungen?
***Hinweis: Der Inhalt ist zum Zeitpunkt der Erstellung korrekt. Microsoft mag in der Zwischenzeit Änderungen vorgenommen haben.***
Schau dir auch die FAQs in meinem Blog an: Kurze Fragen – schnelle Antworten! Zu den FAQs
