Änderungen von Live Journeys, Kanälen und Segmenten

Eine Frage, die mir häufig gestellt wird, ist: Wie können Änderungen in Live Journeys vorgenommen werden? Marketing ist agil und wer schonmal eine Journey live gesetzt hat, musste sie sicherlich auch nachträglich nochmal anpassen. Bei Live Journeys in Real-time kann das schnell passieren. Während segmentbasierte Journey meistens einmal laufen und dann abgeschlossen sind, laufen triggerbasierte Journeys über einen längeren Zeitraum. Und da möchte man im Laufe der Zeit vielleicht doch mal Änderungen an den Emailinhalten, Abzweigungen oder Wartezeiten der Journey umsetzen.

Bei Anpassungen von Live Real-time Journeys gibt es ein paar Punkte, die man dabei beachten sollte. Auch Segmente oder E-Mails, die Live sind oder Teil einer Live Journey sind, haben einige Besonderheiten.

Änderungen von Live-Journeys

Eine gute Nachricht vorab: Anders als bei Outbound Journey kann ziemlich viel geändert werden in den Journeys. Deswegen werde ich häufig schreiben „Alles kann geändert werden“. Damit meine ich folgende Funktionen in einer Real-time Journey:

  • Optionen der einzelnen Elemente ändern
  • Neue Elemente hinzufügen
  • Bestehende Elemente löschen
  • Attribute und Abzweigungen ändern
  • Wenn/Dann Verzweigungen ändern und neue hinzufügen
  • Eintritts- und Austrittskriterien definieren,
  • Ziele ändern oder hinzufügen
  • Häufigkeitsobergrenze ändern
  • Start- und Enddatum der Journeys
  • Inhalte der Aktivitäten wie Verkaufschancen, Leads, Anrufe und Aufgaben

Ich unterscheide zwischen segmentbasierten Journeys und den triggerbasierten Journeys.

Segmentbasierte Journeys

Segmentbasierte Journeys starten, wie der Name schon sagt, mit einem Segment. Das kann ein statisches oder ein dynamisches Segment sein. Außerdem kann man bei der Journey noch zwischen drei Optionen auwählen: Soll sie einmal durchlaufen? Können neue Kontakte, die in das Segment hinzugefügt werden, auch durch die Journey laufen? Ist es eine wiederkehrende Journey? Je nachdem welche Option gewählt wird, gibt es auch andere Änderungsmöglichkeiten.

Neuen Kontaktverlauf erstellen

Am Anfang der Journey steht ein statisches Segment:

  1. Ein einmaliger Kontaktverlauf mit einer statischen Zielgruppe: Es gibt keinen Bearbeitungsbutton in der Journey. Nichts kann angepasst werden. Im Fall eines Fehlers, muss die Journey gestoppt und eine Kopie angepasst werden.
  2. Ein einmaliger Kontaktverlauf, bei dem neu hinzukommende Zielgruppenmitglieder jederzeit starten können: Alles kann angepasst werden, außer die Optionen der Journey.
  3. Ein wiederkehrender Kontaktverlauf, bei dem alle Mitglieder der Zielgruppe den Kontaktverlauf folgendermaßen wiederholen: Alles kann angepasst werden, außer die Häufigkeit der Journey.

Am Anfang der Journey steht ein dynamisches Segment:

  1. Ein einmaliger Kontaktverlauf mit einer statischen Zielgruppe: Es gibt keinen Bearbeitungsbutton in der Journey. Nichts kann angepasst werden. Im Fall eines Fehlers, muss die Journey gestoppt und eine Kopie angepasst werden.
  2. Ein einmaliger Kontaktverlauf, bei dem neu hinzukommende Zielgruppenmitglieder jederzeit starten können: Alles kann angepasst werden, außer die Häufigkeit der Journey.
  3. Ein wiederkehrender Kontaktverlauf, bei dem alle Mitglieder der Zielgruppe den Kontaktverlauf folgendermaßen wiederholen: Alles kann angepasst werden, außer die Häufigkeit der Journey.

Aber wichtig: Solange die Journey zwar schon live ist, aber noch nicht gestartet ist, kann immer alles angepasst werden.

Und außerdem nochmal hervorzuheben: Kontakte können nicht zweimal durch eine segmentbasierte Journey laufen.

Triggerbasierten Journeys

Triggerbasierte Journeys sind eine meiner Lieblingsfunktionen in Real-time Marketing. Alleine schon, weil Kontakte auch mehrfach durch eine Journey durchgelaufen können. Und das beste daran: Auch wenn die Journey bereits live ist und läuft, kann alles geändert werden. Dafür wird dann eine neue Version angelegt. Was genau das bedeutet, erkläre ich im nächsten Kapitel.

Versionen in Journeys: Was passiert mit Kontakten in angepassten Live Journeys

Immer wenn eine Live Journey geändert wird, wird eine neue Version angelegt. Wenn man nur den Namen der Journey ändert, ändert das noch nichts an der Version. Aber bei jeder Änderung der einzelnen Elemente und Aktionen, erstellt das System eine neue Version und setzt die alte auf den Status Abgeschlossen. Beim Speichern ist es auch möglich einen Kommentar zu hinterlegen. Damit kann dann auch später nachvollzogen werden, warum diese Änderungen vorgenommen wurden.

Kommentarfunktion bei Änderungen von Live Journeys

In der Versionsverwaltung kann anschließend kontrolliert werden, welchen Status die Versionen haben und viele Kontakte oder Leads bereits zugelaufen sind.

Versionsverwaltung bei Änderungen von Live Journeys

Der nächste Punkt ist wichtig und ich habe es jetzt wirklich mehrmals getestet: Kontakte, die bereits in der Journey waren, laufen in der alten Version weiter, bis sie diese abgeschlossen haben. Nur neue Kontakte laufen durch die neue Version. Solange die Kontakte der älteren Version nicht fertig durchgelaufen sind, hat die Version den Status Abschließen, danach Abgeschlossen.

Änderungen von Kanälen und Segmenten aus Live Journeys

Natürlich muss nicht immer nur die Journey angepasst werden, auch die Kanäle oder Segment benötigen hin und wieder eine Aktualisierung oder vielleicht eine Fehlerkorrektur.

  1. Emails: Wenn eine Email bearbeitet wird, die bereits in einer Live Journey versendet wird, erscheint direkt ein Hinweis: Sie bearbeiten Inhalte, die in Live-Kontaktverläufen verwendet werden. Daher ist eine Änderung der Personalisierung oder der Befragungen nicht möglich. Das bedeutet, dass die dynamischen Personalisierungstoken nicht geändert oder neue hinzugefügt werden können. Auch Bedingungen oder Listen lassen sich nicht nachträglich ergänzen. Bilder, Texte und Buttons können natürlich angepasst werden. Wenn die Personalisierung geändert werden muss, ist es also am besten eine Kopie der Email zu erstellen. Diese kann ja in den Journeys ausgetauscht werden.
  2. Push & SMS: Ich habe leider noch keine Journey mit einer Pushbenachrichtigung oder SMS getestet. Aber ich gehe davon aus, dass es sich hier genauso verhält, wie bei Emails. Personalisierungen können nicht geändert oder hinzugefügt werden. Wenn du damit Erfahrungen hast, lass es mich gern wissen.
  3. Segmente: Was ich schade finde, weil es in Outbound Marketing gibt, ist die Bearbeitung von Segmenten aus Live Journeys. Diese können nicht angepasst werden. Auch wenn das Segment in einem anderen Live-Segment verbunden ist, lässt es sich nicht ändern. In diesen Fällen muss eine Kopie des Segments erstellt werden.

Zusammenfassung

Wie du sehen kannst, ist es recht einfach Änderungen an Live Journeys vorzunehmen. Anders als im Outbound Marketing können in Real-time bestimmt 90% der Journeys auch nach Livegang angepasst werden. Ich finde das super, besonders für große Journeys oder die always-on triggerbasierten Journeys.

Trotzdem: Was mir noch Kopfzerbrechen bereitet sind die Versionen. Dass bestehende Zuläufe die alte Version abschließen, während neue Kontakte durch die neue Version laufen, finde ich interessant, um das richtige Wort zu wählen. Ich stelle mir dabei die Frage, wie man damit umgeht, auch In-Flow Kontakte den neuen Pfad entlang zu schicken. Oder muss ich dann die Journey stoppen und eine komplett neue aufsetzen? Und wenn ja, wie kann ich ein Segment erstellen, mit allen Kontakten, die sich an einem bestimmten Punkt der Journey befinden. Noch gibt es diese Funktion meines Wissens nicht. Lassen wir uns überraschen, welche neuen Funktionen in den nächsten Updates hinzukommen.

***Hinweis: Der Inhalt ist zum Zeitpunkt der Erstellung korrekt. Microsoft mag in der Zwischenzeit Änderungen vorgenommen haben.***

Schau dir auch die FAQs in meinem Blog an: Kurze Fragen – schnelle Antworten! Zu den FAQs

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