Domain Authentifizierung: Wie E-Mails nicht im Spam enden

Eine der allerersten Aufgaben ist es die Domain in Customer Insights Domain Authentifizierung durchzuführen. Eine authentifizierte Domain in Customer Insights ist daher super wichtig, um sicherzustellen, dass die Marketing E-Mails den gewünschten Empfängern auch erreichen und nicht im Spam-Ordner verschwinden. Dafür kann es natürlich auch noch viele, viele andere Gründe geben. Es gibt zahlreich Einflussfaktoren auf die Zustellbarkeit von Emails, auch wenn es so einfach klingt, dass eine Email im Postfach landet.

Gerade beim Start mit dem Modul sollte man die Best Practices berücksichtigen, die z.B. zu einem besseren Sender Score führen. Der Sender Score ist eine Bewertung, wie gut deine Email-Sende-Reputation ist. Und eine richtig authentifizierte Domain ist nur einer von vielen Bewertungspunkten. Alle im Detail aufzulisten würde hier den Rahmen sprengen. Also bleiben wir für jetzt bei der Domain Authentifizierung und in einem zukünftigen Artikel kann ich mal mehr zu Themen wie IP Warming, Frequenzen und Spamfallen erzählen (ich schreib’s direkt auf meine lange, lange Themenliste).

Dynamics 365 Customer Insights Domain Authentifizierung

Der Prozess zum Authentifizieren einer Domain in Dynamics 365 Customer Insights ist ziemlich einfach wie ich finde. In den Einstellungen der App können beliebig viele Domains hinzugefügt werden. Klicke dafür auf den +Neu Button. Der Assistent führt dich dann in ca. 7 Schritten durch den Pfad. Dafür musst du nur die Domain (ohne https oder www am Anfang) angeben. Wenn in deiner Organisation Unternehmenseinheiten verwendet werden, kannst du im ersten Schritt entscheiden, ob die Domain für alle verfügbar ist, oder nur für die eigene Unternehmenseinheit. Danach kannst du beim initialen Anlegen erstmal auf Weiter klicken, bis du zum letzten Schritt kommst. Denn dort sind alle Schlüssel und Werte direkt kopierbar. Klicke dann auf Speichern und Schließen.

Customer Insights Domain Authentifizierung
Domain Authentifizierung abschließen

Sobald die Schlüssel und Werte im DNS hinterlegt sind, kannst du in dem Datensatz selbst nochmal durch den Prozess laufen und im letzten Schritt des Assistenten auf Verifizieren klicken. Machen das am besten ca. 24 Stunden später, dann kannst du sichergehen, dass sie auch gefunden werden. Wenn alles richtig ist, gilt die Domäne anschließend als Bestätigt.

Domain Authentifizierung Status prüfen

Exkurs: Was ist Domain Authentifizierung?

Domain Authentifizierung ist ein Prozess, bei dem die E-Mail-Server sicherstellen, dass eine E-Mail von der tatsächlichen Absenderdomäne stammt und nicht gefälscht wurde. Dies wird durch Technologien wie SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) erreicht. Diese Protokolle helfen, die Identität des E-Mail-Servers zu überprüfen und sicherzustellen, dass er autorisiert ist, E-Mails im Namen der Domain zu senden. Damit kann sicher gestellt werden, dass E-Mails eine höhere Wahrscheinlichkeit haben im Posteingang des Empfängers anstelle des Spam-Ordners zu landen. Dies verbessert die Zustellbarkeit der Nachrichten erheblich.

E-Mails im Spam

Was ist wenn die E-Mails, obwohl die Domain in Dynamics 365 Customer Insights authentifiziert wurde, trotzdem noch im Spam landen? Oder die KPIs weisen auf Spam hin? Um die Domain nach der Authentifizierung zu testen, nutze ich ein paar frei zugängliche Tools, die dabei helfen zu überprüfen, ob alles richtig gelaufen ist.

Customer Insights Domain Authentifizierung überprüfen

Hier sind ein paar Tools, die ich gerne nutze, um sicherzustelle, dass die Customer Insights Domain Authentifizierung richtig konfiguriert ist (klick auf den Namen, um das Tool direkt zu öffnen):

ToolBeschreibung
DNS Lookup Tool – DNS Tools – MxToolboxDas ist mein Go-To-Tool, das erste, das ich nutze, um die Domain zu überprüfen. Dort kann ich z.B. die DNS-Einträge für eine Domain in der Reihenfolge ihrer Priorität prüfen oder die Email Health testen. Der E-Mail-Gesundheitscheck führt Domain-/E-Mail-/Netzwerkleistungstests durch, um sicherzustellen, dass alle Systeme online sind und optimal funktionieren. Der Bericht liefert dann Ergebnisse für die Domain und zeigt kritische Problembereiche auf, die behoben werden müssen.
Sender Score – Email Marketing Education and Free ToolsDer Sender Score eine wichtige Metrik und misst den Zustand des E-Mail-Programms und der IP-Reputation. Jeder Sender Score ist eine Zahl zwischen 0 und 100, die die Qualität der Absenderreputation angibt und beschreibt, wie Mailbox-Anbieter die IP-Adresse sehen.
Newsletters spam test by mail-tester.comDieses Tool generiert jedes Mal eine zufällige E-Mail-Adresse, wenn man die Seite besucht. Diese Adresse kann genutzt werden, um ihr eine Email aus Dynamics 365 Customer Insights zuschicken. Sobald die Email dort ankommt, kann man das Spam- Ergebnis auf der Website prüfen.
Mail-tester analysiert die Nachricht, den Mailserver, die Absender-IP und zeigt einen detaillierten Bericht darüber, was richtig konfiguriert ist und was nicht.
In der kostenlosen Version wird das Ergebnis 7 Tage lang zugänglich sein.

Hinweise

Bald gibt es auch den Copiloten für Domänen in Customer Insights Journey. Ich bin ganz ehrlich: Ob das den großen Mehrwert bringt? Der Prozess ist bereits sehr einfach und nach meiner Erfahrung immer erfolgreich. Wenn der Copilot bei Fehlern aber Hinweise gibt oder erklärt, wozu die Domain Authentifizierung wichtig ist, bleibe ich gespannt. Hier erhaltet ihr dazu einen Überblick: Release Plan

***Hinweis: Der Inhalt ist zum Zeitpunkt der Erstellung korrekt. Microsoft mag in der Zwischenzeit Änderungen vorgenommen haben.***

Schau dir auch die FAQs in meinem Blog an: Kurze Fragen – schnelle Antworten! Zu den FAQs

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