Eine Sache, die mich an Brand Profiles wirklich stört, ist, dass Änderungen nicht automatisch überall aktualisiert werden. Wenn du zum Beispiel einen bestehenden Absender umbenennst, erscheint der neue Name nicht in den E-Mails, die diesen Absender bereits verwenden. Genauso ist es, wenn du einen Social-Media-Link in deinem Brand Profile änderst – die E-Mails, in denen dieser Link schon genutzt wurde, aktualisieren sich nicht automatisch.
Dieses Verhalten hat mich überrascht, vor allem, weil ich es aus dem Outbound Marketing und den Content-Einstellungen anders gewohnt war. Dort werden Änderungen an Absenderinformationen oder Links automatisch überall synchronisiert.
Also habe ich nach einer Lösung gesucht. Und hier ist sie.
Brand Profile
Fangen wir beim Brand Profile an. Ich füge hier manchmal neue Felder hinzu, die ich später in E-Mail-Footern verwende, zum Beispiel für den Vorstand oder einen Privacy-Link. Diese Felder können sich in Zukunft ändern, und ich möchte nicht jedes Mal alle E-Mails manuell anpassen müssen.
So kannst du es dir einfacher machen:
Wir erstellen ein neues Feld, das als Trigger für unsere Aktualisierung über Power Automate dient. Dann fügen wir einen Button in der Command Bar im Brand Profile hinzu, mit dem wir den Wert dieses Trigger-Feldes ändern können. Anschließend bauen wir einen Power-Automate-Flow, der alle E-Mails findet, die mit diesem Brand Profile verknüpft sind, und die jeweiligen Felder automatisch aktualisiert.
Feld und Command erstellen
Ich erstelle ein neues Feld namens Update emails (pk_updateemails), das ein Textfeld mit einer einzelnen Zeile ist.
Als Nächstes füge ich einen neuen Command hinzu. Ich habe mich dabei an Dian Taylors Artikel orientiert (sehr lesenswert). Wichtig ist, dass du deinen neuen Command direkt über die App hinzufügst: Öffne deine App innerhalb deiner Solution und wähle die Option zum Bearbeiten der Command Bar. Nur so wird eine neue (oder deine bestehende) Component Library hinzugefügt, mit der du PowerFx für deinen Button nutzen kannst. Ansonsten steht dir nur die JavaScript-Option zur Verfügung.
Füge also deinen neuen Command hinzu, platziere ihn dort, wo es für dich passt, und trage deine PowerFx-Formel in der OnSelect-Formelleiste ein.
Ich verwende folgende PowerFx-Formel:
Patch('Brand profiles',Self.Selected.Item, {'Update emails':"Updating" & Rand()});
Notify("Update in progress. This might take several minutes.", NotificationType.Success,4000)
Power Automate Flow zur Aktualisierung der E-Mails
Der Power-Automate-Flow startet mit dem Dataverse-Trigger „When a row is modified“. Hier wählst du Brand Profile als Tabelle, und der Flow soll nur laufen, wenn unser neues Feld (pk_updateemails) aktualisiert wird.
Danach initialisiere ich eine Variable, um die Brand Profile-Daten zu speichern. Diese Variable ist vom Typ Object, und im Feld „Value“ trägst du zunächst {} ein.
Im nächsten Schritt setze ich diese Variable. Die Daten für das Brand Profile sind in einem Feld der E-Mail-Entität namens msdynmkt_brandprofiledata gespeichert. Ich nutze meist das Tool Level Up, um den aktuellen Wert dieses Feldes aus einer Beispiel-E-Mail auszulesen. Alternativ kannst du zu make.powerapps.com gehen, den E-Mail-Datensatz öffnen und das JSON aus dem Feld kopieren. Dieses JSON fügst du in den Schritt „Set variable“ ein und ersetzt die statischen Werte durch dynamische Werte aus dem Trigger.
Danach verwende ich den Schritt List rows, um alle E-Mails zu finden, die das aktualisierte Brand Profile nutzen. Es ist egal, ob die E-Mail im Entwurf oder bereits live ist – beide werden aktualisiert.
Zum Schluss verwende ich den Schritt Update row für jede gefundene E-Mail und aktualisiere das Feld msdynmkt_brandprofiledata mit den neuen Brand Profile-Daten.
So kannst du deinen Flow sicher testen und zusehen, wie deine Brand Profile-Updates automatisch in allen E-Mails synchronisiert werden.
Brand Sender
Du kannst fast den gleichen Ansatz für Absender verwenden wie beim Brand Profile: Erstelle ein neues Feld und füge einen Command hinzu, wie im Blogartikel von Dian beschrieben.
Der Power-Automate-Flow startet wieder mit dem Dataverse-Trigger „When a row is modified“ und läuft, wenn sich das Feld pk_updateemails ändert – genau wie beim Flow für Brand Profiles.
Danach suche ich alle E-Mails, die diesen Absender verwenden, und füge einen Update row-Schritt hinzu, in dem ich folgende Felder in jeder E-Mail aktualisiere:
- From name
- From email
- Reply-to email
- Sender (füge hier /msdynmkt_brandsenders (add sender id here) ein)
So stellst du sicher, dass alle Änderungen an deinen Absenderinformationen automatisch in alle verknüpften E-Mails übernommen werden, ohne dass du manuell eingreifen musst.
Zusammenfassung
Vielleicht bekommen wir eines Tages eine native Lösung dafür, aber bis dahin hilft dir dieser Ansatz, alle betroffenen E-Mails automatisch zu aktualisieren. Besonders wenn du eine große Anzahl an E-Mails verwaltest, sparst du dir so das mühsame manuelle Anpassen jeder einzelnen E-Mail.
Ein großes Dankeschön an Björn Zahnow für die Idee, den Button direkt ins Brand Profile einzufügen – ich habe da echt den Wald vor lauter Bäumen nicht gesehen!
***Hinweis: Der Inhalt ist zum Zeitpunkt der Erstellung korrekt. Microsoft mag in der Zwischenzeit Änderungen vorgenommen haben.***
