Leads in einer Journey erstellen und erweitern

Seit dem neusten Update (Version 1.1.30993.107) von Customer Insights Journey gibt es die für mich langersehnte Funktion: Leads und Verkaufschancen in einer Journey erstellen. Das hatte ich zuvor meistens mit einem Trigger aufwendig nach gebaut. Jetzt kann das Element aber an jede beliebige Stelle in einer Journey eingesetzt werden. Es erstellt Leads oder Verkaufschancen. Und ähnlich, wie bei Aufgaben oder Telefonanrufen lassen sich auch Details, wie Besitzer*in des Datensatzes, Thema oder Beschreibung mitgeben. Ich habe mich aber gefragt, wie sich auch andere Daten an den neu erstellten Lead mitgeben lassen. Und vor allem, wie kann auch ein Marketingmitarbeitender das pro Journey individuell festlegen. Ich zeige euch erste den Standard und dann, wie wir das Ganze einfach erweitern können.

Der Standard: Leads in Customer Insights Journey erstellen

Starten wir mit dem Standard und der allseits beliebten Event Registierung als Use Case Beispiel. Ich möchte nicht bei jeder Registrierung einen Lead erstellen, sondern nur wenn der Kontakt sich auch das Recording nach dem Event nochmal angeschaut hat. In der Journey lässt sich das Element Lead erstellen hinzufügen. Ich kann dann festlegen, wie das Thema, der Besitzer und eine Beschreibung des Leads lauten sollen. Beim Besitzer kann ich wählen zwischen den Optionen: Kontaktbesitzer, Besitzer der Firma oder ein bestimmter Benutzer*in oder Team. Solltet ihr die Lead Zuordnung aus Dynamics 365 Sales nutzen, überschreibt diese den Besitzer aus der Journey.

Customer Insights Journey mit Lead Element erstellen

Lead Matching Strategien in Customer Insights Journey

Ein wichtiges Thema ist die Duplizierung des Datensatzes. Man kann entscheiden, ob jedes Mal ein neuer Lead erstellt werden soll oder ob ein bestehender Lead aktualisiert wird. Es gibt bereits eine Standardregel. Findet das System einen bestehenden Lead mit der E-mailadresse, wird dieser geupdatet, anstelle einen neuen zu erstellen. Es gibt aber auch die Möglichkeit eigene Duplizierungsregel zu erstellen. Das ähnelt sehr der Logik aus dem Outbound Marketing. Du findest die Einstellung dazu in den Einstellungen. Ich habe mir eine Regel angelegt, die nur einen Lead erstellt, wenn es noch keinen mit der gleichen E-Mail und dem gleichen Thema gibt.

Matching Strategie für Leads

Die Erweiterung: Weitere Felder des Leads befüllen

Was mir auch in diesem Element für die Leaderstellung fehlt, ist die Möglichkeit weitere Felder auf dem Lead zu befüllen. Die Standardfelder Thema, Besitzer und Beschreibung reichen häufig nicht aus. Zum Beispiel möchte ich auch die Priorität und das interessierte Produkt des Leads in der Journey definieren. Und zum Glück lassen sich die Journeys mit Feldern erweitern.

Als erstes erstelle ich die Felder, die zusätzlich bei Leaderstellung mit befüllt werden sollen. Diese Felder erstelle ich in der Tabelle Journey. Wenn es sie auf dem Lead noch nicht gibt, solltest du sie auch dort hinzufügen.

Lead Felder in der Tabelle Journey erstellen

Anschließend füge ich die Felder auf dem Journey Designer-Formular hinzu. Dafür nutze ich das Hauptformular Information der Journey. Darin findest du die Registerkarte Settings. Und dort kannst du eine neue Sektion hinzufügen, in die die Felder eingefügt werden kann.

Felder auf dem Formular der Journey hinzufügen

Die Felder erscheinen nach dem Veröffentlichen in der Journey beim kleinen Zahnrad-Icon. Für jede Sektion, die du auf dem Journeyformular angelegst, erscheint in den Journey-Einstellungen ein kleiner Drop-Down-Bereich mit den entsprechenden Feldern. So kann ein Mitarbeitender pro Journey selbst festlegen, welche Werte zum Lead übergeben werden sollen. Damit das aber funktioniert, erstelle ich noch einen PowerAutomate, der den Lead mit den Feldern aktualisiert.

Lead Felder im Journey Designer in Customer Insights

PowerAutomate aktualisiert den Lead

Der PowerAutomate soll alle Leads aktualisieren, die über eine Journey erstellt wurden. Daher starte ich den Flow mit dem Trigger Wenn ein Datensatz erstellt wird für Leads. Zusätzlich ergänze ich den Filter _msdynmkt_customerjourneyid_value ne null. Das bedeutet, dass das Lookup-Feld nicht leer sein darf, also ein Datensatz muss verknüpft sein. Anschließend frage ich die Informationen von der Journey ab. Achte bei der Row ID darauf, dass du die richtige Tabelle wählst. Besonders, wenn du noch Outbound Marketing verwendest. Real-time Marketing Tabellen lassen sich immer am Präfix msdynmkt erkennen.

PowerAutomate  in Customer Insights für Leads erstellen

Im nächsten Schritt aktualisiere ich den Lead mit den Werten aus der Journey.

PowerAutomate Update des Leads
PowerAutomate Update des Leads Priorität

Zusammenfassung

Im Standard haben wir nun die Möglichkeit Leads in einer Journey an jeder beliebigen Stelle zu erstellen. Wenn noch weitere Lead-Felder automatisch ausgefüllt werden sollen, können wir das über Felder auf der Journey und einem PowerAutomate tun. Das hat den großen Vorteil, dass wir keinen fixen Flow bauen müssen, sondern pro Journey selbst entscheiden können, welche Werte im Lead hinterlegt werden sollen. Und das können Marketingmitarbeitende selbst festlegen und müssen nicht für jeden Use Case die Entwicklung, um einen neuen Flow bitten. Me likey 🙂

***Hinweis: Der Inhalt ist zum Zeitpunkt der Erstellung korrekt. Microsoft mag in der Zwischenzeit Änderungen vorgenommen haben.***

Referenzen: Customize the journey designer in Customer Insights – Journeys – Dynamics 365 Customer Insights | Microsoft Learn

Schau dir auch die FAQs in meinem Blog an: Kurze Fragen – schnelle Antworten! Zu den FAQs

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